Ik had het laatst met een relatie over hoe vol onze agenda’s zijn. Of beter gezegd, hoe wij zelf onze agenda opvullen met allerlei bezigheden van wisselende urgentie en prioriteit. We hadden allebei over de jaren steeds beter geleerd onze agenda te gebruiken om onze prioriteiten te rangschikken en dingen voor elkaar te krijgen. Terwijl we in het begin van onze carrière onze agenda vooral gebruikten als alarmklok.
Veel ondernemers maken slecht gebruik van hun agenda.
Het begint bij het stellen van prioriteiten. Dit is op zich vaak al moeilijk, omdat mensen vergeten verschil te maken tussen urgentie en prioriteit. Zie het onderstaande figuur. Er zijn zaken die een hoge urgentie hebben, een deadline die dichtbij ligt, maar een lage prioriteit, dus niet belangrijk zijn. Een vraag via e-mail van een collega of je over 15 minuten mee gaat lunchen bijvoorbeeld. Aan de andere kant kun je een activiteit hebben met een hoge prioriteit, maar een lage urgentie. Bijvoorbeeld het opstellen van het marketingplan voor volgend jaar. Zeer belangrijk, want je omzet is ervan afhankelijk, maar het hoeft pas volgend jaar af te zijn.
Meestal vullen we onze agenda met zaken die een hoge urgentie hebben, maar een lage prioriteit. Dit zorgt dat we een gevoel hebben dat we altijd druk bezig zijn, druk met deadlines te halen, maar weinig waardevols uitvoeren. Onze focus moet liggen op prioriteit, niet urgentie. Onze tijd kunnen we het best als volgt indelen:
- zaken met een hoge prioriteit en hoge urgentie
- zaken met een hoge prioriteit, maar lage urgentie
- zaken met een lage prioriteit, maar hoge urgentie
- zaken met een lage prioriteit en lage urgentie
Van die laatste is het eigenlijk de vraag of we hier überhaupt wel tijd aan moeten besteden.
Pak nu je agenda er eens bij. Bepaal van alles wat ingepland staat in welk van de vier hoeken je die activiteit plaatst. Zet vervolgens onder elkaar in de volgorde die we hierboven gegeven hebben hoeveel procent van je tijd ervoor ingepland staat. Als het goed is zie je dat bij de hoge prioriteit de hoogste percentages staan en dat bij de lage prioriteit en lage urgentie een percentage van minder dan 5 % staat.
Het mooie van een agenda die je prioriteiten goed weergeeft is dat je elk moment ziet wat er gedaan moet worden. Leer jezelf aan om elke zondagavond of maandagochtend je agenda door te nemen. Staan je belangrijkste prioriteiten ingepland? Of staan er een heleboel vergaderingen en etentjes ingepland waar je niet bij hoeft te zijn.
Check elke ochtend of de juiste zaken prioriteit hebben in je agenda, het kost maar een minuutje. En check aan het eind van elke dag of je ook je tijd besteed hebt aan deze zaken. Mocht er iets tussen gekomen zijn, plen dan de misgelopen activiteiten opnieuw in in orde van prioriteit en verschuif alles wat een lagere prioriteit heeft.
